PREGUNTAS - SERVICIO DE MÁQUINAS EXPENDEDORAS AUTOMÁTICAS (VENDING)
PREGUNTAS - SERVICIO DE MÁQUINAS EXPENDEDORAS AUTOMÁTICAS (VENDING)
El CNIC considera de interés para los licitadores que se realice una visita a sus instalaciones, para que las empresas puedan adquirir un conocimiento profundo de las instalaciones sobre la cual fundamentar su propuesta.
La fecha fijada para la visita es la siguiente:
- Miércoles, 18 de septiembre de 2024 a las 11:00 h.
ANEXO I. ALCANCE DEL SERVICIO
1. Objeto del contrato
El presente ANEXO I tiene por objeto definir las características y establecer las condiciones y requisitos técnicos para la instalación, explotación y mantenimiento de máquinas expendedoras automáticas (vending) del Centro Nacional de Investigaciones Cardiovasculares Carlos III (F.S.P) (CNIC), sito en la calle Melchor Fernández Almagro, 3, (28029), Madrid.
2. Justificación de la necesidad
La prestación del servicio al que obliga este contrato tiene como fin primordial la instalación, explotación y mantenimiento de unas máquinas expendedoras de bebidas y alimentos que permita atender las necesidades del personal del CNIC en cualquier momento del día, así como de invitados y personal de servicios que se encuentren en las citadas dependencias.
Al no contar este Centro con los recursos técnicos y humanos necesarios para realizar la referida prestación, se procede a contratar el servicio a una empresa que garantice la prestación del mismo, manteniendo los estándares de calidad contemplados en la presente Tabla I.
3. Localización
El alcance del servicio descrito en el presente documento, se realizará principalmente en el:
- Centro Nacional de Investigaciones Cardiovasculares Carlos III (F.S.P.) Calle Melchor Fernández Almagro, 3, (28029), Madrid.
Adicionalmente, puesto que el CNIC dispone de otras infraestructuras, dentro del Campus de Chamartín del Instituto de Salud Carlos III (ISCIII) en las que desarrolla su actividad, durante el periodo de vigencia del contrato y como consecuencia de las necesidades operativas del servicio, el CNIC podrá solicitar la ampliación del alcance y, en su caso, del número de máquinas en otras dependencias dependientes del CNIC estando en cualquier caso todas ellas ubicadas dentro del Campus.
El alcance del servicio descrito en el presente Anexo en cuanto al número de máquinas y ubicación de las mismas se adaptará durante la ejecución del contrato conforme a las necesidades del CNIC y los cambios anteriormente mencionados, incluyéndolos conforme el CNIC defina.
La empresa adjudicataria incorporará los nuevos equipos que eventualmente el CNIC pueda solicitar y conforme a las directrices que el CNIC defina, sin que ello suponga ningún incremento de coste al precio del contrato y en las mismas condiciones que el resto de máquinas, circunstancia que la empresa adjudicataria acepta expresamente.
4. Máquinas expendedoras automáticas
4.1.Alcance del servicio
El servicio de vending consistirá en:
- Dotación de máquinas expendedoras según lo especificado en el apartado del Anexo I: “8.Número de máquinas a instalar”.
- Ubicación de las máquinas en los lugares que se definan de acuerdo con el CNIC, salvaguardando la estética de los recintos donde se instalen. En el caso de que el CNIC decida que se coloquen encastradas en paneles, el sistema de encastrado será autoportante, de forma que la estructura de paneles no requiera de ninguna fijación a los paramentos verticales ni horizontales.
Si durante el desarrollo del contrato el CNIC considerara necesario llevar a cabo un cambio de ubicación de los equipos y mobiliario de vending a otra dependencia distinta de la originalmente indicada, el adjudicatario realizará todas las acciones necesarias para llevarlo a cabo con las adaptaciones necesarias para optimizar el servicio y adecuar los criterios estéticos, incluyendo la adaptación del sistema de paneles a los nuevos espacios conforme a los criterios técnicos que el CNIC defina, sin que ello suponga ningún coste adicional al CNIC.
- Mantenimiento, reparación y limpieza de las máquinas.
- Reposición óptima y continuada de los productos que se expendan, de tal modo que quede garantizado el suministro de los distintos productos sin que se produzcan cortes en la disponibilidad de los mismos.
El adjudicatario instalará, como mínimo, las máquinas en los lugares que se indican en el presente Anexo, de acuerdo con los tipos de maquinaria expresados. La ubicación final de las máquinas será decidida por el CNIC y su instalación cumplirá con la normativa vigente en cada momento.
No obstante, el CNIC podrá instar a la empresa adjudicataria a la instalación de máquinas en aquellos lugares no señalados inicialmente, en las mismas condiciones que las recogidas en su oferta.
El CNIC podrá permitir el cambio de ubicación de cualquiera de las máquinas, la sustitución de un tipo de máquina por otro, a solicitud de la adjudicataria, si esta lo considera oportuno por cuestiones de demanda o incluso la variación en el número o tipo de máquinas instaladas para permitir adaptar el servicio a la demanda. La propuesta justificada será dirigida a la persona responsable del contrato designada por el CNIC, cuya conformidad será indispensable para realizar la operación.
La empresa adjudicataria conservará la propiedad de las máquinas que instale, siendo de su cuenta y cargo la instalación, reparación y conservación, así como el suministro de los productos para las mismas.
Al término de la vigencia del contrato, la empresa contratista se obliga a proceder a la retirada de las máquinas instaladas a su costa, dejando los espacios en el mismo estado en el que se encontraban al inicio del contrato. El CNIC no responderá en ningún caso de los daños que para las máquinas puedan derivarse de su utilización por terceros.
Será por cuenta del adjudicatario el pago de los impuestos y tasas, de cualquier clase y lugar que sean, a que dé lugar la explotación del servicio.
La empresa adjudicataria actuará conforme a lo dictado en la normativa vigente en materia de seguridad alimentaria.
La empresa adjudicataria será responsable tanto de las condiciones higiénicas y sanitarias de los artículos y productos que estén a la venta como de los que sean aplicados en la preparación de los alimentos.
El adjudicatario implantará un procedimiento de autocontrol de análisis de peligros y puntos de control críticos, de acuerdo con la normativa vigente que regula la aplicación de las disposiciones comunitarias en materia de higiene, de la producción y comercialización de los productos alimenticios. Los registros del control deberán estar en todo momento actualizados.
El CNIC se reserva el derecho de realizar a su criterio los controles necesarios para garantizar el cumplimiento de la normativa de referencia.
4.2.Condiciones del servicio
- El CNIC podrá acordar la modificación, retirada o sustitución de productos, así como adoptar cualquier otra decisión sobre los productos y su distribución para mejorar el servicio a prestar a los usuarios. El adjudicatario deberá llevar a efecto los cambios en el plazo máximo de 3 días desde la comunicación.
- El CNIC podrá acordar la retirada, traslado o sustitución de máquinas, así como adoptar cualquier otra decisión sobre su ubicación por razones operativas. El adjudicatario deberá llevar a efecto los cambios en el plazo máximo de 3 días desde la comunicación
- En ningún caso se expenderán bebidas alcohólicas ni tabaco o derivados.
- Las máquinas vending, así como los productos ofertados, deberán reunir todos los requisitos establecidos y contar con las autorizaciones, licencias e inscripciones que exija la normativa que les sea de aplicación.
- Todas las máquinas llevarán su correspondiente referencia o número identificativo, además de indicar de forma clara y visible el nombre, domicilio, correo electrónico y número de teléfono gratuito del adjudicatario donde el usuario pueda dirigir las reclamaciones relacionadas con el servicio que estime oportunas.
- Las máquinas no podrán llevar publicidad, salvo la de los productos que expenden.
- Las máquinas estarán dotadas de todas las protecciones y medidas necesarias para garantizar la seguridad de las personas y de las instalaciones en que se ubiquen.
- Las máquinas deberán ser de última generación y por tanto con una antigüedad menor a 3 años, con consumos energéticos bajos, cuyos fabricantes cuenten con certificaciones de calidad y respeto medioambiental.
4.3.Obligaciones del adjudicatario
El contrato se ejecutará con estricta sujeción a las estipulaciones contenidas en el presente Documento.
Será obligación del adjudicatario indemnizar por todos los daños y perjuicios que se causen, por sí o por personal o medios dependientes del mismo, a terceros como consecuencia de las operaciones que requiera la ejecución del contrato. Asimismo, se hará responsable de la calidad de los productos expedidos por las máquinas. Para todo ello deberá tener suscrito un seguro de responsabilidad civil que cubra los riesgos derivados del servicio.
El adjudicatario deberá cumplir, bajo su exclusiva responsabilidad, las disposiciones vigentes en materia laboral, de Seguridad Social y de seguridad e higiene en el trabajo, debiendo tener a su cargo el personal necesario para la realización del objeto del contrato, respecto del que ostentará, a todos los efectos, la condición de empresario.
Serán igualmente deberes del adjudicatario los siguientes:
- Aportar, para la realización de la prestación, las máquinas y los productos en ellos expendidos, así como los demás medios auxiliares que sean precisos para la buena ejecución del servicio en los plazos convenidos. El CNIC podrá rechazar las máquinas o productos que no se ajusten a lo previsto en el presente documento o que altere lo ofertado por el adjudicatario.
- Conservar el espacio ocupado y las instalaciones en buen estado de seguridad, salubridad y ornato público.
- No instalar en la máquina ningún tipo de publicidad, salvo la de la propia empresa adjudicataria.
- Deberá cargar las máquinas durante el horario de apertura de las instalaciones donde estén ubicadas las máquinas, controlando periódicamente conforme a la práctica habitual para este tipo de servicios si se ha de hacer o no la reposición de productos, garantizando que no se produzca desabastecimiento por inacción.
- Deberá constar en las máquinas, de manera clara y visible un número de teléfono para el caso de averías y reclamaciones.
- Las maquinas deberán disponer en todo momento del cambio de monedas necesario para su correcto funcionamiento.
- Deberá atender las solicitudes, en su caso, para la instalación de nuevos equipos expendedores adicionales en otras ubicaciones del CNIC.
- Corresponde al contratista la obtención de todas las autorizaciones y licencias que se requieran para la ejecución del presente contrato.
- Cualquier otra obligación establecida en la normativa que le sea aplicable.
4.4.Instalación y mantenimiento
Las máquinas expendedoras instaladas serán propiedad de la empresa adjudicataria, quien se encargará de su instalación y puesta en marcha en las zonas que indique el CNIC, así como de su mantenimiento, reparación, limpieza, recaudación y reposición de los productos a expender. La instalación de las máquinas se realizará en un plazo máximo de 15 días desde la fecha de formalización del contrato.
La empresa adjudicataria llevará a cabo cuantas acciones de mantenimiento preventivo y correctivo sean necesarias para mantener las máquinas en perfectas condiciones de uso y limpieza, minimizando las averías y molestias derivadas a los usuarios del servicio y cuidando la estética de las mismas de modo que no presenten roturas, suciedad, paneles o pulsadores deteriorados, etc.
Los consumos de agua y energía necesarios para el funcionamiento de las máquinas expendedoras correrán a cargo del CNIC. Los gastos asociados a la desratización y desinsectación periódica de los locales serán también por cuenta del CNIC.
En el caso de que fuera necesaria la realización de obras y/o la paralización del servicio en alguna de las instalaciones utilizadas en la prestación, el adjudicatario no tendrá derecho a indemnización alguna por la interrupción del servicio que las mismas puedan conllevar.
La empresa adjudicataria no podrá ceder a otra persona natural o jurídica la prestación del servicio que constituye el objeto del presente contrato. Tampoco podrá utilizar las instalaciones cedidas para fines hosteleros distintos de aquel.
4.5.Número de máquinas a instalar
A continuación, se detalla la dotación mínima de máquinas expendedoras automáticas a instalar:
- Bebidas frías no alcohólicas: 1 máquina.
Con aguas, refrescos, zumos, bebidas lácteas, etc.
- Bebidas calientes: 2 máquinas.
Con distintas opciones de cafés (con o sin leche), infusiones, té, leche, chocolate, etc.
Tendrá disponible la opción de ajustar la dosis de azúcar, partiendo por defecto de la mínima y con la opción de servir la bebida sin azúcar.
- Sólidos: 2 máquinas.
Con sándwiches y bocadillos, productos de panadería, fruta fresca, frutos secos, barritas de cereales, ensaladas, y snacks.
Deberán incluir cada una de las máquinas una línea al menos de alimentos saludables: productos con bajo contenido en azúcares ó 0% azúcares añadidos, integrales, sin grasas saturadas, sin gluten, sin lactosa, bio, ecológicos, frutos secos al natural o fruta, verdura o similar.
La determinación inicial y las variaciones de los productos que se produzcan a lo largo del contrato, así como su importe, que se incluyan en el servicio de vending requerirán en todo caso la autorización previa del CNIC.
Previa autorización por parte del CNIC, la empresa adjudicataria podrá sustituir o ampliar las máquinas instaladas inicialmente por otros modelos que incorporen mejoras técnicas que redunden en una mayor calidad del servicio prestado.
4.6.Sistema de pago
Las máquinas serán de fácil manejo y dispondrán de instrucciones claras y sencillas para su utilización por parte de todos los usuarios. Deberán de estar equipadas para poder realizar el pago por los siguientes medios:
- Tarjeta bancaria (de crédito o débito contactless) y móvil, con un terminal de pago integrado en las máquinas.
- Metálico.
- Tarjetas restaurante (Visa, Mastercard, etc.) Sodexo, Pluxee, etc.
Dispondrán de dispositivos que permitan la recuperación de monedas y devolución de cambio (para cualquier pago realizado en metálico). Asimismo, deberán tener la opción de cancelar y devolver el importe total al cliente. Cuando el cambio no fuera posible, la máquina deberá emitir un aviso previo para introducir el precio exacto y no expedir el producto cuando se haya introducido un importe mayor.
Todas las máquinas vendrán equipadas con sensor de caída, para garantizar la devolución del dinero si el producto no fuera dispensado.
4.7.Gestión de incidencias
La empresa adjudicataria contará con un servicio de asistencia técnica que permita subsanar las posibles incidencias que surjan con las máquinas en un plazo máximo de 24 horas desde su comunicación por parte del CNIC. En el caso de que no pudieran ser reparadas en dicho plazo, deberán ser sustituidas por otras de similares características en el plazo de 2 días hábiles a contar desde la notificación de la avería.
Se mostrará en lugar visible el contacto o medio para la comunicación de incidencias por parte de los usuarios: devolución del dinero para los casos de mal funcionamiento o inexistencia de productos, comunicación de averías, etc.
4.8.Canon de explotación
Se establece, de carácter obligatorio y periodicidad anual por la totalidad de las máquinas instaladas.
4.9.Precio de los Productos ofertados
El precio de los productos seleccionados será el ofertado, el cual podrá ser objeto de actualización anual conforme al IPC.
Si durante la ejecución del contrato el adjudicatario deseara introducir otros productos no mencionados en la oferta inicial, su inclusión y el precio de los mismos deberán ser previamente autorizados por el CNIC.
5. Mecanismos de vigilancia y control
La empresa adjudicataria deberá proponer los mecanismos de coordinación entre la misma y el CNIC que consideren adecuados.
Dentro de los diez (10) días siguientes a la firma del contrato, el adjudicatario designará un responsable del servicio, integrado en su propia plantilla, que se encargará de la dirección, control, coordinación y seguimiento del servicio, además de servir de interlocutor con el CNIC. Su dedicación será la necesaria para la correcta ejecución del contrato y estará localizable mediante correo electrónico y smartphone para resolver posibles urgencias y situaciones sobrevenidas.
6. Plan de Prevención de Riesgos Laborales
La empresa adjudicataria deberá hacer entrega del Plan de Prevención de Riesgos Laborales, en el plazo de 30 días contados a partir de la adjudicación del servicio.
El adjudicatario responderá de los accidentes que pudieran sobrevenir a su personal, sea propio o subcontratado, por incumplimiento de sus obligaciones empresariales.
El adjudicatario estará obligado a presentar cuanta información le requiera el Servicio de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) del CNIC y establecer con anticipación suficiente los procedimientos oportunos de coordinación de actividades empresariales.
El responsable comunicará por escrito al CNIC:
- Cualquier cambio significativo en la actuación por parte de la empresa que pueda afectar a la seguridad y salud de sus trabajadores o de los trabajadores del centro en el que realiza su trabajo.
- Cualquier incidente que afecte o pueda afectar a la seguridad y salud de los trabajadores, ya sea del adjudicatario o de empresas dependientes o contratadas por este.
Asimismo, el responsable asumirá las siguientes obligaciones durante la realización del servicio:
- Mantener permanentemente actualizada la documentación solicitada por el CNIC a través de su Departamento de PRL por los medios que se le indiquen.
- Todo el material y equipos que utilice el adjudicatario durante la realización del servicio deberá cumplir con la normativa vigente en materia de prevención de riesgos laborales, debiendo disponer la empresa contratante de los certificados que acrediten tal cumplimiento.
- Todos los trabajadores, dispondrán de los EPIs adecuados al trabajo que realizan, en perfecto estado de conservación.
Con objeto de coordinar la actividad preventiva entre el CNIC y la empresa adjudicataria, esta proporcionará al CNIC todos los datos necesarios relativos a cada uno de los trabajadores a través de la plataforma que el CNIC tiene habilitada al efecto. Los trabajadores que no cumplan con las condiciones de acceso establecidas por el CNIC no serán autorizados a acceder al centro.
7. Evaluación de riesgos laborales
Será requisito obligatorio para la empresa adjudicataria la visita, por parte del técnico de prevención de riesgos laborales, a las instalaciones del centro con el objetivo de poder realizar la Evaluación de Riesgos Laborales y Medidas de Seguridad a adoptar por la empresa en el desarrollo de su actividad. Dicha evaluación se presentará al centro con carácter previo al inicio de la prestación del servicio. Todo el personal del servicio debe recibir formación e información sobre los riesgos específicos de su puesto de trabajo y del área donde realice dichos trabajos. La formación debe incluir tanto el conocimiento de los riesgos laborales expuestos, como de las medidas preventivas a adoptar, los procedimientos a seguir en caso de incidentes o de evacuación del edificio.
8. INFORMACIÓN ADICIONAL Y VISITA OPCIONAL A LAS INSTALACIONES DEL CNIC
El CNIC, proporcionará a las empresas la información que consideren de interés para fundamentar sus propuestas.
El CNIC considera de interés para los licitadores y permite la opción de que las empresas realicen una visita a las instalaciones objeto del presente documento, con el fin adquirir un conocimiento profundo de las instalaciones y equipos, sobre la cual pueda fundamentar la propuesta.
