Servicio de recepción
FINALIDAD DEL SERVICIO
La finalidad del servicio es la gestión integral de las recepciones del CNIC, garantizando un servicio de calidad durante todos los días laborables del año en un horario que cubra todo el espectro de flexibilidad horaria del personal del CNIC y que
englobe todas las tareas del servicio de recepción.
DESARROLLO DEL SERVICIO
LUGAR DE EJECUCIÓN
El servicio se llevará a cabo en la sede del Centro Nacional de Investigaciones Cardiovasculares Carlos III (CNIC), sita en C/ Melchor Fernández Almagro, nº 3 (28029 Madrid), tanto en el edificio principal como en el Laboratorio de Investigación
Científica en Imagen Cardiovascular Humana, en adelante LIICH.
HORARIO
Cobertura ordinaria del servicio
El servicio se prestará dentro de las siguientes franjas horarias:
• Edificio principal: de lunes a viernes de 8:00h a 19:00h ininterrumpidamente.
• LIICH: de lunes a viernes de 7:45h a 16:45h, incluyendo este horario una pausa de una hora para la comida.
El horario de esta pausa se ajustará a las necesidades diarias del servicio y dicha hora no será facturable.
La empresa adjudicataria deberá mantener la cobertura del servicio durante las franjas horarias estipuladas, debiendo suplir de forma inmediata las ausencias que puedan producirse como consecuencia de enfermedad, vacaciones, permisos del
personal o cualquier otra causa que las motive, sin que ello pueda suponer en ningún caso menoscabo en el régimen de jornada y horarios. El servicio no podrá quedar interrumpido como consecuencia de incidencias o situaciones personales de los
trabajadores de la empresa adjudicataria.
El tiempo de respuesta ante motivos de enfermedad, o cualquier otra causa por la cual el personal deba abandonar su puesto de trabajo no será superior a tres (3) horas.
Cobertura extraordinaria del servicio
Sin perjuicio de la cobertura ordinaria del servicio, se podrá solicitar a la empresa adjudicataria la prestación de un servicio auxiliar adicional para atender las nuevas necesidades, periódicas o puntuales, que puedan surgir en el CNIC, tanto en el edificio principal como en el LIIICH.
La solicitud de estos servicios adicionales se realizará por escrito y con una antelación mínima de 48 horas. No obstante, si surgiera una necesidad sobrevenida que no hubiera podido ser planificada por el CNIC dentro del plazo señalado, la comunicación se llevará a cabo con la mayor antelación que resulte posible atendidas dichas circunstancias.
El precio del servicio en régimen de cobertura extraordinaria será el precio/hora ofertado por el contratista en su proposición económica para la cobertura ordinaria.
MEDIOS PERSONALES
DOTACIÓN DE PERSONAL ADSCRITO AL SERVICIO
Equipo de recepcionistas
La dimensión del personal será la adecuada para cubrir los horarios anteriormente mencionados y, en cualquier caso, será como mínimo:
• 1 recepcionista de lunes a viernes en horario de 8:00h a 13:30h (turno de mañana), en el edificio principal del CNIC. Jornada semanal: 27,5 horas.
• 1 recepcionista de lunes a viernes en horario de 13:30h a 19:00h (turno de tarde), en el edificio principal del CNIC. Jornada semanal: 27,5 horas.
• 1 recepcionista de lunes a viernes en horario de 7:45h a 16:45h, en el LIICH. Jornada semanal: 40 horas.
La empresa adjudicataria deberá cumplir con los turnos estipulados, no siendo posible la realización de dos turnos diarios por el mismo trabajador, salvo en casos justificados y previamente autorizados por el CNIC. Los períodos de descanso obligatorios del personal durante el tiempo de cobertura del servicio derivados de esta situación no serán facturables.
Durante el periodo de vigencia del contrato, dichos horarios podrán ser objeto de reducción o ampliación para ajustarse a posibles nuevas condiciones derivadas de las necesidades y cargas de trabajo que surjan en cada momento, sin que de ello pueda deducirse modificación alguna de los precios unitarios /hora de servicio contratados.
5CONTENIDO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
A continuación, se indican las principales funciones y servicios que actualmente se llevan a cabo en las recepciones. Este listado puede variar según necesidades del servicio.
FUNCIONES RECEPCIÓN EN EDIFICIO PRINCIPAL
• Gestión de la centralita telefónica del CNIC, emitiendo y recibiendo llamadas telefónicas, transfiriendo las mismas con las diferentes extensiones del centro.
• Gestión del FAX de uso general del centro.
• Recepción, control de visitas e información sobre la ubicación de dependencias.
• Atención al público que solicita información dándole la orientación requerida o desviando su solicitud al departamento adecuado.
• Registro diario de las visitas externas al edificio CNIC, así como el control de las entradas y salidas de los trabajadores subcontratados por el CNIC (limpieza, mantenimiento, comedor/cafetería, etc.…)
• Recepción, clasificación y entrega de la correspondencia recibida, así como el envío a través de correo ordinario o mensajería de cualquier documentación que le sea entregada. Registro de los envíos diarios a Correos y visado de las facturas del mismo.
• Transmisión de los mensajes recibidos a través de e-mail.
• Gestión con las empresas de mensajería de las demandas del personal y verificar y conformar las facturas.
• Gestión con las compañías de taxis de las diferentes demandas del personal CNIC y verificar y dar conformidad a las facturas emitidas por dichas compañías.
• Control de stocks de material necesario para las labores de recepción (etiquetas de mensajería, material de papelería, accesorios para tarjetas de acceso, etc.).
• Mantenimiento en orden de los equipos y lugar de trabajo.
• Cualquier otra tarea propia del Servicio que se solicite a la empresa adjudicataria.
FUNCIONES RECEPCIÓN EN LIICH
• Gestión de la centralita telefónica del LIICH, emitiendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones del centro.
• Gestión de la sala de espera del LIICH. Recepción, control de visitas e información sobre la ubicación de dependencias.
• Atención al público que solicita información dándole la orientación requerida o desviando su solicitud al departamento adecuado.
• Registro diario de las visitas externas al LIICH.
• Registro diario de pruebas en el LIICH y reporte semanal.
• Recepción, clasificación y entrega de la correspondencia recibida, así como el envío a través de correo ordinario o mensajería de cualquier documentación que le sea entregada. Registro de los envíos diarios a Correos y visado de las facturas del mismo.
• Transmisión de los mensajes recibidos a través de e-mail.
• Gestión con las empresas de mensajería de las demandas del personal y verificar y conformar las facturas.
• Gestión con las compañías de taxis de las diferentes demandas del personal CNIC y verificar y dar conformidad a las facturas emitidas por dichas compañías.
• Mantenimiento en orden de los equipos y lugar de trabajo.
• Gestión de las citas de los estudios clínicos, que incluiría (aunque no limitado a):
o Contacto con participantes para cerrar citas para los estudios.
o Recepción de los participantes en el LIICH y derivarlos al estudio específico.
o Soporte en tareas administrativas a los estudios clínicos según necesidad, dentro de su ámbito de responsabilidad y actuación.
• Recepción de material en el LIICH y gestión de albaranes (escaneo y actualización de registro de pedidos).
• Colaboración con el control de stock del almacén.
• Control de stocks de material de papelería y no médico, así como la gestión de su reposición (papel higiénico, papel toallero, jabón de manos, etc.).
• Incidencias de mantenimiento con el servicio del Hospital Carlos III o del CNIC.
• Cualquier otra tarea propia del Servicio que se solicite a la empresa adjudicataria.
7. Una vez que tengamos el pedido @Esther Fernandez incluimos la coletilla que es un gasto máximo
8. Habrá que solicitar en septiembre dos facturas una hasta el 14.09 que ira contra el concurso y otra posterior
